אז איך נראית תיבת המייל שלך?

גיליתי שהעולם מחולק לשני סוגי א.נשים:

אלו שמתייקים מיילים ואלו ש…לא!

 

לא מתייקים. לא מבינים למה לתייק. שומרים הכל באינבוקס. מסמנים כלא נקרא את מה שצריך טיפול ו..בטוחים שזו אחלה שיטה.

אם אתם שייכים לסוג השני תעצרו שניה. כי אני הולכת לפוצץ את הבועה הזו עם 3 נקודות.

1. מיילים הם בזבזן הזמן מספר אחד ביום שלכם

כן. אם תבדקו בטח תגלו שזמן הטיפול במיילים עבר את הזמן שאתם משקיעים בנהיגה, אוכל, הפסקות… בממוצע מדברים על 4-6 שעות שאתם מטפלים במיילים והבשורה הנוספת – עם השנים המספר הזה רק הולך וגדל.

למה חשוב לדעת את זה? כי כשאתם רוצים עוד זמן, ואתם רוצים עוד זמן כל הזמן, צריך לחשוב מאיפה הוא יכול להגיע.

אז ממש עוד מעט אני אסביר איך ניהול נכון של מיילים יכול לייצר לך עוד זמן פנוי!

וכן, תיכף אני אוכיח למה לתייק חוסך לך זמן!

 

2. בית הקברות להזדמנויות ומשימות

עם יד על הלב – כמה מיילים פספסת בגלל שלא תייקת אותם? פתחת, סגרת, סימנת כלא נקרא ובסוף הם נקברו בתוך אינסוף המיילים שנכנסו אחריהם.

הזדמנויות שפספסת, משימות שהפכו למשבר או משימות שהגעת אליהן רק בדקה ה 99 עם הלשון בחוץ או מעט מאוד שעות שינה.
אם תיבת המיילים שלכם מכילה מאות ואלפי מיילים – אין דרך לא לפספס משימות. פשוט אין.

 

3. מי רוצה שליטה וסדרי עדיפויות?

מי לא? בעידן ההסחה האתגר הגדול ביותר הוא לשמור על סדרי עדיפויות כשהכל זז כל הזמן.
מיילים נכנסים, הודעות בערוצים אחרים, שיחות טלפון – איך אפשר לשמור על פוקוס ככה?
כשאתם לא מתייקים מיילים יש לכם באינבוקס בלאגן– מיילים לטיפול, מיילים לידיעה, מיילים לא רלוונטיים, מיילים שאתם שאתם רוצים לשמור לעתיד, לרפרנס, כי זה חשוב.       
ואז מה קורה?  אתם צריכים להזכיר לעצמכם כל הזמן מה חשוב. ואז נכנסים עוד מיילים. ועוד. ועוד.

לא יותר פשוט למחוק, לשלוח לארכיון או פשוט לתייק?

בוודאי שכן.

 

"אינבוקס נקי הוא ראש נקי
ותיוק חכם עם תוויות שמתאימות לעיסוק שלכם יכולות לחסוך לכם עומס, בלבול ועבודה כפולה."

לדוגמה, תיוק של מיילים תחת קטגוריה "לטיפול" יכול להזכיר לכם במה להתמקד וגם – לאפשר לכם להעריך נכון מתי צריך לעצור, להתנתק מדברים אחרים ולקחת לעצמכם זמן ריכוז לטיפול במיילים שהצטברו בתיקייה הזו.

אז לאיזה מחנה אתם שייכים – המתייקים או הלא-מתייקים?
ואם אתם מהסוג השני – הצלחתי לשכנע אתכם לעבור צד?

וכמו שהבטחתי, הכנתי לכם גם מתנה:

צ'ק ליסט ל-10 הרגלים לניהול מייל בשיטת Inbox Zero שישנה את כל מה שידעתם על עבודה פרודוקטיבית עם המייל.
רוצים לקבל את הצ'קליסט ישירות לתיבת המייל שלכם? לחצו על הכפתור הירוק והצ'קליסט בדרך אליכם!

יש לך שאלות? נשמח לענות!

אולי גם אצלך, כמו אצל רוב האנשים בעידן שלנו, קורים בשגרה כמה מהדברים הבאים – משימות שנדחות וקורסות לדד ליין, תחושת סטרס וכיבוי שריפות, הרבה מדי מאמץ ופחות מדי תפוקה והתקדמות, פער תמידי בין מה שתכננת ומה שהצלחת להשלים ולבצע וחשוב מכל – ברוב הזמן הראש שלך תפוס ומוטרד.

GTD באה לפתור בדיוק את זה. בסיום סדנת 1L תהיה לך מפת דרכים ברורה להשגת יותר מיקוד, יותר איזון ויותר יצירתיות.

איך? באמצעות אימון המוח להרגלים של עבודה לפי חמשת הצעדים של GTD.

האתר אמנם בהקמה אבל אנחנו כבר בעשייה!
ניתן להתעדכן על הסדנאות הקרובות שלנו בעמוד הפייסבוק