ניוזלטר פברואר ב 3 פרקים: משהו לקרוא, משהו לנסות ומשהו להקשיב
פברואר 2025 📅
זמן קריאה : 5 דקות ⏱️
משהו לקרוא: מה אפשר ללמוד מהעצים על עולם העבודה המודרני?
לעצים יש הרבה ללמד אותנו והם דומים לנו יותר ממה שחשבת –
אז רגע לפני שנשתול עץ לכבוד ט"ו בשבט – ישבנו לכתוב על האקוסיסטם של היער ועל הדרך להצליח בזירה המאתגרת של העבודה המודרנית.
נתחיל מהיער – ירוק ומגוון בסוגי העצים והצמחים – אבל מה קורה מתחת לפני השטח?
ידעת שמתחת לפני השטח לעצים יש רשת חברתית?
כמו שאנחנו מחוברים בקהילות, גם עצים משתפים מידע ומשאבים דרך רשתות של פטריות ושורשים, רשת שהמדענים קוראים לה "Wood Wide Web".
ברשת אפשר "לשלוח" סיוע ותמיכה לעצים חולים, לחלוק במשאבים חיוניים כמו מים או צל ואפילו להעביר מידע ואזהרה מפני סכנות.
הרשת הזו מחזקת אותם ומחברת אותם למערכת אחת מתפקדת ותומכת.
איך זה נראה בעולם העבודה?
כולנו חלק מצוותים וקהילות בעבודה, יש לנו משאבים קריטיים משותפים וזה משפיע על התוצאות ועל תהליכי העבודה.
אז למה זה כל כך מסובך ומורכב?
מספיק להסתכל על סביבת העבודה כדי להבין.
אם פעם התקשורת בעבודה היתה מתנהלת בפגישות ובמיילים היום נוספו עליהם WhatsApp, Slack, teams, CRM, ERP, ועוד כמה כלי AI…
יום עבודה הוא זפזופ אינסופי בין פלטפורמות ומאבק נגד השעון להספיק ולהתמקד.
מה עוד השתנה? גבולות העבודה.
האפשרות הדיגיטלית לעבודה מכל מקום בכל שעה גורמת לנו לעבוד בשעות אחרות, ממקומות אחרים וגם זה מסבך את היכולת לשתף פעולה.
שני המאפיינים הקריטיים האלו שינו כל כך את העבודה שהגיע הזמן ללמוד ולהטמיע שיטות וגישות חדשות וכמו ביער, הפתרון נמצא בדרך בה עובד האקוסיסטם – הצוות, המחלקה, הארגון.
באפריל האחרון יצא הספר "Team: Getting Things Done with Others" בו דיוויד אלן ואד למונט מציגים פתרונות וכלים לצוותים שרוצים לחזק את שיתוף הפעולה כדי לצמוח ולהצליח.
הם קוראים לזה Healthy High Performance וזו מפת דרכים לכל מי שרוצה ללמוד איך לחזק את הפרודוקטיביות והתוצאות של הצוות ובמקביל לשמור על איזון, בריאות ורווחה.
כמו ביער, שבו העצים תומכים אחד בשני, בצוות אפקטיבי כל חבר וחברת צוות לוקחים אחריות לא רק על המשימות האישיות אלא גם על ההתקדמות הכוללת בדגש על תמיכה הדדית ובקרה משותפת שיחזקו את ההרמוניה והסינרגיה.
נשמע אוטופי? אם כבר יצא לך להכיר את עקרונות GTD אז ברור לך שהכל מתרגם לכלים וכללים מאוד ברורים ואם מסקרן אותך להמשיך ליישום – הפסקה הבאה תיקח אותך לשם.
משהו לנסות: 3 דברים לעשות בשגרת הצוות
צוות שעובד נכון פועל כמו מערכת אקולוגית מתפקדת ומצליחה,
הנה 3 כלים פרקטיים שכדאי להתחיל לעשות בשגרה:
1. להגדיר תמיד את הצעד הבא –
עקרון ה Next Action של GTD מלמד להתמקד בפעולה המיידית הברורה שאני הולכת לעשות כדי לקדם משימות.
מה החידוש? שבמציאות אנשים אומרים "אני צריך לסיים עם הדו"ח" או "אני צריכה להכין מצגת" כשלמעשה אף אחד מהם לא מגדיר את הצעד הבא.
הצעד הבא הוא המשימה הברורה הראשונה – לדוגמא "לבדוק את הנוסחאות בדו"ח" או "לבקש מהשיווק את הטמפלט מצגת" – אלו משימות מובחנות שאפשר לתכנן מבחינת זמן ומשאבים ופשוט לעשות.
איך ליישם בצוות? מעכשיו לסיים כל פגישה בשאלה : מה הצעד הבא של כל אחד ואחת מאיתנו?
2. לוודא שמדברים על 3 דברים בישיבת צוות:
ב GTD זה נקרא Weekly Review וזו הדרך להבטיח שהדברים מתקדמים, לחזק תקשורת ולצמצם אי הבנות ומשברים.
מה 3 הפרקים הקריטיים לישיבה השבועית?
– מה עשינו? הישגים של השבוע הקודם
– מה לפנינו? משימות וצעדים הבאים לשבוע הבא
– מה מעכב אותנו? זיהוי חסמים לביצוע והצעת פתרונות
איך ליישם בצוות? לאמץ את השגרה ולאתגר את האנשים להגיע מוכנים לישיבה, עם כל המשימות כתובות כמו שהסברנו בסעיף 1.
3. לעבוד עם רשימת Waiting For משותפת.
רשת השיתוף בין חברי הצוות היא קריטית – ממש כמו ה"Wood Wide Web" ביער.
הרבה פעמים תהליכים נתקעים או מתעכבים ומרוב עומס פשוט קשה לעקוב.
רשימת Waiting For מאפשרת מעקב על המשימות שממתינות לביצוע של אדם אחר ומשקפות את הסטטוס לכל הצוות.
לדוגמא:
מחכה לאישור וחתימה של X , מחכה לתשובה מהמחלקה המשפטית ועוד ועוד.
ברגע שהרשימה הזו משותפת רמת השקיפות בתוך הצוות עולה, וזה אפילו נותן תמונה ברורה על דינמיקת העבודה בין חברי וחברות הצוות.
משהו להקשיב לו: שיחה פרודוקטיבית עם דיוויד אלן
מייק ורדי מארח את דיוויד אלן בפודקאסט המצוין שלו בו הוא מדבר על פרודוקטיביות מזוויות שונות ועם אנשים שונים. הפרק עם דיוויד אלן מאוקטובר האחרון, מלא בהשראה, בפשטות ובהומור.
מה מחכה לך בפרק הזה? עוד תובנות מהספר Team – Getting things done with others ותשובות על שאלות נוספות כמו –
- איך שיטות וותיקות כמו GTD מתאימות לעולם העבודה המופרע של היום?
- איך אמון הפך להיות קריטי לצוותים שעובדים מרחוק ואיך לחזק אותו?
- איך מתמודדים עם סגנונות עבודה שונים בצוותים שונים ובתוך אותו הצוות?
נועה גורדון פרייזלר ועידית משה
חברות, שותפות מייסדות של GTD-Israel חוקרות יחד את עולם העבודה ומתמחות במיומנויות פרודוקטיביות.
בכל חודש אנחנו יושבות לכתוב יחד את הניוזלטר הנשלח לאלפי מנויים ומכיל תובנות וכלים מעשיים לחיזוק הפרודוקטיביות.
מוזמנים ומוזמנות לעקוב ולשתף.